Amerikan Kongre üyeleri üzerinde yapılan gözlemlere göre, önemli işler üzerinde yoğunlaşıp, diğer işlerini bir yana koyabilenler yeniden seçiliyor; böyle yap(a)mayanlarsa Kongre üyeliğine veda ediyor! Keza, Amerikalı bir uzman (Dr. De Woot), önde gelen şirketlerin yöneticileri üzerinde yaptığı araştırmada şu ilginç sonuçlara ulaşmış:

1. Yöneticiler zamanlarının % 49'unu sekreterleri tarafından yapılabilecek işlere,

2. % 5'ini astlarına devredebilecekleri işlere,

3. % 43'ünü iş arkadaşlarına (o işleri yapmaları daha doğru olacak meslektaşlara) aktarabilecekleri işlere,

4. Sadece % 3'ünü optimum biçimde kendi işlerine harcıyorlar.

Verimli vakitleri önemli işlere ayırın

Pareto ilkesine gore, vaktimizin yüzde 80'ini işlerimizin yüzde 20'sine ayırırız. Eğer bu % 20 gerçekten verimli işlerse, iyi bir planlama yapmışızdır. Aksi halde, vaktimizin çoğunu verimsiz işlere ayırmışız demektir. Yöneticilere etkin zaman kullanımı hususunda yapılan başlıca öneriler şunlardır:

1. Mümkün olduğunca kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin. (Aylık, haftalık, günlük ve gerekiyorsa saatlik!)

2. Mutlaka planlı çalışın. Önünüzdeki hafta için şimdiden plan yapın.

3. Etkin zaman planlaması için, altı önemli işinizi önem sırasına göre yazın.

4. Güne, en zor işi yaparak başlayın; böylece stresten kurtulun.

5. Yapılmaya değer olmadığına inandığınız işlere zaman ayırmayın.

6. Her işe, başarınıza yapacağı katkıya göre zaman ayırın.

7. Kolay veya tekrarlı işleri mutlaka ya sekreterinize veya astlarınıza devredin.

8. Aynı nitelikteki işleri bir arada yapılabilecek şekilde tasnif edin.

9. Herşeyi yerli yerinde bulundurun ve kolayca bulabileceğiniz bir düzen geliştirin

10. Önemsiz konularda ayrıntıya girmeden çabuk karar verin.

11. Toplantıları da, katılımcıları da en azda tutun. Fakat gerekli toplantıları yapmaktan veya gerekli kişileri çağırmaktan da geri durmayın.

12. Günün hangi saatlerinde daha verimli olduğunuzu belirleyip, önemli konuları bu zamanlara programlayın.

13. Üst makamlardan veya başka bölümlerden çıkacak karar ve evrakları takip edip süreci hızlandırın, bekleyerek zaman öldürmeyin.

14. Çok önemli olmayan randevuları en verimsiz saatlere bırakın.

15. Şirket-içi toplantıları haftanın/günün belirli saatlerinde yapın; bu saatleri fazla değiştirmeyin.

16. Zor işler arasına kısa zaman alan dinlendirici işler serpiştirin.

ACELE KARAR VERMEK ZAMAN ÖLDÜRÜR!

Uzmanlara göre, kötü zaman kullanımının başlıca semptomları şunlardır:

1. İstiap haddini aşmak; boyuna yüklü bir programı olmak. (10 işi kötü yapmaktansa, 7 işi iyi yapın. Ama sektör ortalamasının altına da düşmeyin!)

2. Teslim tarihine uyamamak. Sürekli gecikmeler yaşamak, sürekli bir şeyleri yetiştirme telaşı içinde olmak.

3. Sorunlara yüzeysel yaklaşmak.

4. Risklerine rağmen, acele kararlar vermek.

5. İşi delege etmekten korkmak veya başkalarının inisiyatifi ele almasından endişe etmek.

6. Kısa günün kazancı peşinden koşup, orta ve uzun vadeli yararı gözardı etmek. Boyuna günlük krizleri aşmakla uğraşmak.

7. Üzerine alınmaması gereken işleri almayı reddetme hususunda dirençli olamamak.

8. Randevuları zamansız vermek. Önemli olanları geciktirmek veya önemsizlere saatler ayırmak.

9. Duruma hakim olamama duygusu.

10. Mükemmelliyetçi poz takınıp, iyileri yapamamak.

11. Stres yaratıp kıvranıp durmak.

12. Aile ve dostlara hiç mi hiç vakit ayıramamak.

ZAMAN KAYBINA YOL AÇAN 10 NEDEN

İnsanlar en çok hangi durumlarda gereksiz vakit kaybederler? Yapılan incelemeler zaman kaybına en çok şu on nedenin yol açtığını göstermektedir:

1. Kötü telefon kullanımı. Gereksiz kişilerle konuşmak, gereğinden fazla konuşmak, yazılı olması gereken bazı haberleşmeleri telefonla halletmeye çalışmak.

2. Verimsiz toplantılar. İçeriksiz, iyi düzenlenmemiş veya iyi yönetilmemiş toplantılardan hiçbir sonuç çıkmaz. Zaman kaybının en önemli kaynaklarından biri kötü toplantılardır. Şirketler ne ketum olmalı, ne de geveze.

3. Plansız, randevusuz ziyaretler. (Bu hususta sekreterlere büyük görev düşüyor. Şirket yöneticilerini randevu dışı görüşme taleplerine karşı korumaları gerekiyor!)

4. Uzun ve gereğinden fazla ayrıntılı raporlar.

5. Dağınık veya tepeleme dolu bir çalışma masası. Dolayısıyla, sorunları masada yani sürüncemede bırakma.

6. Yetki devrinde tereddüt, hatta hasislik. Yetki devretmeyene, yetki devredilmemeli!

7. Özel ricalara itibar; görev dışı işlere fazlaca bulaşma.

8. Aceleci olmak; aciliyet bölgesinden ehemmiyet bölgesine bir türlü geçememek.

9. İşleri ağırdan almak, hep son dakikaya bırakmak.

10. Hızlı okumaya alışmamak, herşeyi okumaya çalışmak.

MUSTAFA ÖZEL

Künye

Temsilcilikler

ReklamTarifesi

AboneFormu

MesajFormu